ORGANİZE SANAYİ BÖLGESİ DEFTERLERİNİN VE BELGELERİNİN SAKLANMASI ZORUNLULUĞU
Dr. Soner ALTAŞ
11 Kasım 2023
OSB’lerde Defter Tutma Zorunluluğuna İlişkin Mevzuat
- 18/6/2017 tarihli ve 7033 sayılı Yasanın 56’ncı maddesi ile 4562 sayılı Kanunun 25’inci maddesinin son fıkrasına “OSB’lerde tutulacak defterler ve genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcisi konularında OSB mevzuatında hüküm bulunmayan hâllerde 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun anonim şirketlere ilişkin hükümleri uygulanır.” hükmü eklenmiştir.
- 16 Nisan 2020 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan değişiklik ile de Organize Sanayi Bölgeleri Uygulama Yönetmeliği’nin 53’üncü maddesine OSB’lerin, pay defteri hariç olmak üzere, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununda anonim şirket için öngörülen defterleri tutacakları yönünde hüküm getirilmiştir.
- Akabinde de, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından Organize Sanayi Bölgelerinin Ve Organize Sanayi Bölgeleri Üst Kuruluşunun Defterlerine İlişkin Genelge yürürlüğe konulmuştur.
OSB’ler Tarafından Tutulması Zorunlu Olan Defterler
OSB’ler, yukarıda sayılan defterleri tutmak ve defterlerinde ticari işlemleriyle bölgenin iktisadi ve mali durumunu, borç alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri Türk Ticaret Kanunu (TTK)’na göre açıkça görülebilir şekilde ortaya koymak zorundadır. OSB defterleri üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içerisinde yapacakları incelemede bölgenin ve üst kuruluşun faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. Bölge faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir. Yine, bölgenin muhasebesi ile ilgili olarak defterlere yapılacak kayıtlarda, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde yer alan usul ve esaslara uyulur.
a) Müteşebbis heyet aşamasında olan OSB’ler;
- Yevmiye defteri,
- Defteri kebir,
- Envanter defteri,
- Yönetim kurulu karar defteri,
- Müteşebbis heyet toplantı ve müzakere defteri,
b) Müteşebbis heyetin görevinin sona erdiği genel kurula geçen OSB’ler ise,
- Yevmiye defteri,
- Defteri kebir,
- Envanter defteri,
- Yönetim kurulu karar defteri,
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
tutmakla yükümlü tutulmuştur.
OSB Defterlerinin ve Belgelerinin Saklanması Zorunluluğu
OSB’lerde defter tutma yükümü ile bağlantılı yükümlülüklerden birisi, tutulması zorunlu olan bu defterler ile defterlere yapılan dayandığı belgelerin ve yine Kanunun zorunlu tuttuğu diğer birtakım evrakın belirli bir süreyle saklanmasıdır. Anılan yükümlülüğe uyulmaması yüklü miktarda adlî ve idarî para cezalarının uygulanmasını gerektirmektedir.
Ancak, büyük bir kısmı Vergi Usul Kanunu’nda da yer alan bu defterler ile belgeler için her iki Kanunda farklı saklama sürelerinin öngörülmüş olması, anılan yükümlülüğün ifasında zaman zaman tereddütlere ve hatalı uygulamalara sebep olabilmektedir.
OSB’ler tarafından saklanması zorunlu olan defterler ve belgeler ile saklama yükümlülüğüne uyulmaması halinde uygulanacak olan cezalar aşağıda detaylı olarak ele alınmıştır.
A. OSB’ler Tarafından Saklanması Zorunlu Olan Defterler ve Belgeler
Defterlerin ve belgelerin saklanması hususu, TTK’nın 82’nci maddesinde düzenlenmiştir. 4562 sayılı Kanunun 25/son fıkrası ile yapılan yollama uyarınca, OSB’ler;
1) Tutmakla yükümlü oldukları defterlerini, yani;
a) Yevmiye defterini,
b) Envanter defterini,
c) Defteri kebiri,
ç) Yönetim kurulu karar defterini,
d) Genel kurul toplantı ve müzakere defterini,
2) Envanterlerini, açılış bilânçolarını, varsa ara bilânçolarını, finansal tablolarını (bilanço, gelir-gider veya kar/zarar hesabı, vs.), faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini;
3) Alınan ticarî mektupları;
4) Gönderilen ticarî mektupların suretlerini;
5) Defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri
sınıflandırılmış bir şekilde on yıl boyunca saklamak zorundadırlar. Ticarî mektuplardan kasıt, OSB ile ilgili bir ticarî işe ilişkin tüm yazışmalardır.
B. Saklama Süresinin Başlangıç Tarihi
On yıllık saklama süresi;
- Defterlere son kaydın yapıldığı,
- Envanterin çıkarıldığı,
- Yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı,
- Ticarî yazışmaların yapıldığı
- Veya muhasebe belgelerinin oluştuğu
takvim yılının bitişiyle başlar.
C. Defterlerin ve Belgelerin Elektronik Ortamda Saklanması
Yukarıdaki açıklamalar fiziki ortamda tutulan defter ve belgeler içindir. TTK, defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulmasına ve saklanmasına da izin vermektedir.
Elektronik ortamda tutulacak defterlere 13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği (EDGT) hükümleri uygulanmaktadır. EDGT’ye göre, defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazı için tüzel kişi mükellef olan OSB’lerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları ve elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekmektedir.
Ancak, belirtmeliyiz ki, EDGT’ye göre, www.edefter.gov.tr adresinde duyurulan defterler elektronik ortamda tutulabilmektedir ve halihazırda sadece yevmiye defteri ile büyük defterin (defteri kebir) elektronik defter kapsamında tutulması mümkündür.
Belgelerin elektronik ortamda saklanması noktasında ise, TTK, açılış ve ara bilânçoları ile finansal tabloların görüntü ve veri taşıyıcılarla saklanmasına izin vermemiştir. Ancak, “envanterlerin, yıllık faaliyet raporlarının ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerinin, alınan ve gönderilen ticarî mektupların, ticari defterlerdeki kayıtların dayandığı belgelerin -Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla- görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanması mümkündür.
Anılan belgelerin görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilmesi için;
a) Okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticarî mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşmeleri;
b) Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilmesi ve uygun bir süre içinde kayıtların okunabilir hâle getirilebilmesi
gerekmektedir. Yoksa, bu şartlar sağlanmadan, söz konusu belgeler dahi görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanamayacaktır.
OSB Defterlerini ve Belgelerini Saklamamanın Cezası
OSB defterlerin saklanmaması halinde 300 günden az olmamak üzere adlî para cezası uygulanır. Bir başka deyişle, OSB defterlerinin on yıl boyunca saklanmaması halinde, sorumlularına 6.000 TL’den 73.000 TL’ye kadar adlî para cezası verilir.
OSB ile ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda sağlamayan OSB’lere –2023 yılı için– 31.096 TL idarî para cezası verilir.